Tilmeld dig voresnyhedsbrev

newsletter

Ny struktur i Color Line Cargo har givet vækst, smidigere drift og bedre ledelse

Søgeord:

16. januar 2023  |  

Af Anders Per Gajhede

Læst i alt:

536 gange

Læses i øjeblikket af:

0

Transport Today har besøgt Color Line Cargo i Hirtshals.

 

For fire år siden lukkede Color Line fragtkontorerne i Larvik og Kristiansand og flyttede aktiviteterne til Hirtshals. Efter en turbulent start står Color Line Cargo i dag med en stærkere struktur, betragtelig vækst i aktiviteterne, en smidigere drift og en ledelse i form af to nordjyder, der fra den ene dag til den anden måtte kæmpe sig vej op ad forandringsledelsens stejle læringskurve.

 

Af Anders P. Gajhede

 

Det blæser ofte kraftigt i den del af Nordsøen mellem Nørrejyske Ø og det norske fastland, hvor Color Lines færger hvert år transporterer cirka 4 mio. rejsende og et par hundredetusinde fragtenheder mellem Hirtshals og Larvik/Kristiansand.

 

Men også forandringens vinde har blæst over det store, stolte norske rederi.

En ambition om at smidiggøre og effektivisere driften førte for snart en håndfuld år siden til, at den øverste ledelse i Oslo lyttede til gode ideer fra Danmark om at samle flere aktiviteter i Hirtshals.

 

For lederne af afdelingen i Hirtshals, Allan Rishøj og Line Nordberg Hansen, blev omstruktureringerne i selskabet en stor mundfuld fra forandringsledelses-menuen, der skulle indtages i rekordfart.

 

Regningen blev betalt i form af lange arbejdsdage med nye, komplicerede opgaver. Men i kølvandet på processen kan de to speditører i dag mætte og tilfredse se tilbage på en proces, der både har resulteret i mere gang i forretningen, flere kolleger i Hirtshals og som har været lærerig – fagligt såvel som menneskeligt.

Ønske om omstrukturering opfyldt

Allan Rishøj og Line Nordberg Hansen havde selv ønsket det. Ja, endda selv foreslået det for den øverste ledelse seks år tidligere. Men på grund af den lange mellemliggende periode kom det som lyn fra en klar himmel, da de i 2018 fik beskeden om, at koncernledelsen i Oslo havde lyttet og besluttet sig for at lukke fragtkontorerne i norske Larvik og Kristiansand for i stedet at samle aktiviteterne på Color Line Cargos matrikel i Hirtshals.

 

Visionen var at effektivisere, smidiggøre driften og tilbyde kunderne én samlet Color Line Cargo-løsning i forhold til især toldklarering.

 

De to ledere fik fire måneder til at forberede omstruktureringen, og ved årsskiftet 2018/19 var den store organisatoriske forandring en realitet.

- Det var en idé, der blev præsenteret allerede tilbage i 2012. Og det var jo et noget følsomt forslag i en norsk forankret virksomhed med norske traditioner og stor stolthed, så idéen skulle jo modnes hos den øverste ledelse, husker Allan Rishøj, fragt- og speditionschef i Color Line Cargo.

 

- Vi syntes selv, at vi i Hirtshals var blevet rigtig dygtige og havde styr på kunderne, men at der var et stort forbedringspotentiale, fordi vi ikke hang så godt sammen med afdelingerne i Kristiansand og Larvik. Hvert kontor havde egen speditionsleder og fragtchef, og når vi sendte en chauffør af sted fra Hirtshals, tænkte vi, at herfra var det så et ansvar for kontorerne i Norge. Så vi havde et ønske om at effektivisere hele kunderejsen hernede fra Hirtshals, tilføjer han.

45-årige Allan Rishøj kom til Color Line i 1999, og allerede som 25-årig blev han speditionsleder i rederiet og sidder i dag med et overordnet ansvar for afdelingerne i Oslo, Kiel, Hirtshals og Svinesund.

 

- I dag sender vi ingen lastbiler af sted, uden at vi er sikre på, hvad der sker toldmæssigt på den anden side. Og det kan vi, fordi vi har vores eget toldsystem, hvor vi hele tiden kan følge, om dét, vi eksporterer ud, også er dét, der kommer ind i Norge, siger Allan Rishøj.

 

- Udfordringen var også, at hvert kontor havde eget budget, tilføjer Line Nordberg Hansen, der i 2012 overtog rollen som speditionsansvarlig i afdelingen i Hirtshals.

- Man tænkte, at vi helst ikke skulle samarbejde for meget afdelingerne imellem, for så gik det ud over hinandens budgetter. Derfor endte man med at blive ineffektiv, og vi kunne se, at der var muligheder ved at ændre i driften. Det var heller ikke hensigtsmæssigt for kunderne, så tanken var også, at opgaverne helst ikke skulle skifte hænder for mange gange. I dag laver vi både den danske og norske toldhandling her i Hirtshals, men det er de samme mennesker, der sidder med det. Opgaven rykker ikke længere internt fra den ene gruppe til den anden. Det betyder, at vi er blevet væsentligt mere effektive – både i opgaveudførslen, men også i vores kommunikation med kunden, fortsætter Line Nordberg Hansen, der i dag også er toldansvarlig for alle Color Line Cargos afdelinger med personaleansvar i afdelingerne i Hirtshals og Svinesund.

Turbulent start

Uden den helt store erfaring med forandringsledelse og med en relativ kort tidshorisont blev det en turbulent forberedelsesperiode, siger Allan Rishøj:

 

- Udfordringen var, at fra beslutningen blev truffet i slutningen af 2018, fik vi tre-fire måneder til at forberede os. Vi kiggede på hinanden og tænkte ”hvad gør vi nu?”. For vi havde ikke systemerne på plads, og der var blevet opsagt flere, end vi havde forventet - inklusive regnskabsfolkene. Vi fik også kun tre måneder til at ansætte de nye medarbejdere og lære dem op, siger han og fortsætter:

 

- Så det var faktisk ikke en succes fra starten, for vi skulle først udvikle et nyt manifestsystem til at holde regnskab med tingene. Vi skulle også flytte systemerne rundt, for vi havde tre uafhængige landesystemer, som skulle under den samme paraply og arbejde sammen. Vi skulle finde ud af, hvordan vi fakturerede. Så pludselig kom der en masse opgaver, som vi ikke helt var forbedret på, fordi godkendelsen af vores forslag kom ret pludseligt.

Stor forandringsledelsesopgave

Da Color Line lukkede kontorerne i Kristiansand og Larvik, sad der cirka 22 medarbejdere på afdelingen i Hirtshals, men i dag deler flere end 40 kolleger kontoret. Det skyldes ikke kun lukningen af de to norske kontorer, for afdelingen fik kun tildelt fire årsværk mod de 18 på de lukkede afdelinger, men også fordi selskabet i dag tilbyder flere løsninger og er vækstet generelt på toldforretningen.

 

- Det var et stort skifte, det var hårdt og det var en vild tid. Men det har også givet os rigtig meget i kraft af, hvordan vi har vækstet forretningen efterfølgende, men også en indsigt i, hvad vi rent faktisk kan præstere – ikke bare os som ledelsesteam, men også hele afdelingen som hold, siger Line Nordberg Hansen, der har været ansat i Color Line siden 2002. Hun er oprindeligt uddannet luft- og søfragtspeditør hos J. Henningsen Shipping i København.

Inddrog medarbejderne

Hun tilføjer, at hun selv og Allan Rishøj ikke kunne være drivkraften i hele forandringsprocessen.

- Vi skulle prøve at få afdelingen med, så vi valgte at inddrage de medarbejdere, der var her i forvejen, og efterspørge deres tanker og ideer til, hvordan vi kunne løse opgaven. For én ting er at fortælle nogen, hvordan de skal løse en opgave. En anden er at invitere ind til at være en del af løsningen. Det har vi lært meget af, og vi har fundet ud af, at det har virket rigtig godt i en forretning som vores, at vi har medarbejderne med os på den måde. Medarbejderne har taget meget ejerskab på det, for Allan og jeg kunne ikke løbe det i mål alene, siger Line Nordberg Hansen.

- Det var jo i bund og grund forandringsledelse, men for os var det en ny måde at prøve at tænke det ind i helheden på, tilføjer Allan Rishøj.

 

- Det sværeste var at være alle steder på én gang. Vi skulle være systemudviklere, gode ledere for medarbejderne, sætte en retning og samle det hele op, onboarde nye medarbejdere og køre den daglige drift. Men jeg synes, den rejse, vi har været igennem, har været enormt værdifuld. Jeg har været på mange lederkurser og seminarer, og det har bestemt også kunnet noget. Men det har ikke flyttet mig på samme måde, som når jeg har stået i det selv, siger han, mens Line Nordberg Hansen tilføjer:

 

- Jeg har været leder i ti år og personaleleder i fem år, så for mig har det været en rejse i aktivt at skulle se på, hvilken type leder jeg gerne vil være. Og i den proces har Allan og jeg brugt hinanden meget.

Nærværende ledelse

Men det var ikke nogen let opgave at finde de fire nye medarbejdere. Man søgte vidt og bredt, og i rekrutteringsprocessen kiggede man lige så meget på personlighed som på faglig baggrund. For Allan Rishøj og Line Nordberg Hansen var denne proces også lærerig, da de fik mulighed for at kigge nærmere på afdelingen som arbejdsplads og på, hvordan man gjorde den til et attraktivt sted at søge hen, fortæller Line Nordberg Hansen:

 

- Vi har brugt noget tid og energi på at kigge ind i, hvad det er for nogen værdier, der skal være her på arbejdspladsen for en medarbejder, for at vi kan fastholde dem, udfordre dem fagligt og også være et dejligt sted at komme på arbejde.

Det er et arbejde, der stadig pågår, uddyber hun.

 

- Vi synes, vi er godt på vej. Vi har altid sat en ære i at være nærværende ledere, at være tilgængelige. Og det har været endnu vigtigere i den seneste periode, hvor vi har vækstet så meget, som vi har. Vi kan godt lide at have både faglige og mere personlige snakke med medarbejderne på løbende basis. Det er også vigtigt for os, at der er en generel god trivsel. Vi forsøger så vidt muligt at slå ned på en hård tone. Vi lavede et motto, der hed, at ”vi skal skabe en god hverdag for alle”, og i det ligger blandt andet, at man skal kunne møde hinanden dér, hvor man er, siger hun.

Mere effektiv drift

Omstruktureringerne har generelt givet en mere effektiv drift for selskabet, hvilket har resulteret i øget aktivitet og omsætning.

 

- Vi har også fået mere fokus på, at vi er et hold. Vi er et hold sammen med medarbejderne, og vi arbejder også i hold. Vi er noget i kraft af hinanden. Det har været en vigtig måde at arbejde på i vores afdeling, og det har betydet, at vores forretning er ret solid og ikke så sårbar over for sygdom og fravær, fordi der altid er nogen, der kan tage over. Inden vi overtog opgaverne fra Larvik og Kristiansand, var vi mere egenrådige, for nogen opgaver var sjovere end andre, og ”så var der heldigvis nogen kolleger, som godt gad de opgaver, jeg ikke gad”. Problemet var, hvis jeg var syg eller fraværende, for så var der ikke mange, der kunne det samme, siger Line Nordberg Hansen.

Allan Rishøj tilføjer, at flere hænder kan få opgaverne til at rulle mere effektivt:

 

- Det er en fordel, at der ikke sidder nogen og arbejder derudaf, mens andre ikke gør. Der er en helt anden holdfølelse end for ti år siden. Omstruktureringen har været sundt for virksomheden, for vi har gennemgået samtlige processer og måder at arbejde på og tænkt ud af boksen, siger Allan Rishøj, og Line Nordberg Hansen tilføjer:

 

- Vi havde et fokus på, at når vi nu skulle flytte de opgaver, så skulle de også effektiviseres i en eller anden grad. Vi kunne se, at der var meget effektivitet at hente, og det har vi i høj grad gjort og mere til. Vi stræber altid efter selvfølgelig at gøre tingene rigtigt i henhold til toldlovgivningen, men vi skal også finde ud af, hvor smart og effektivt vi kan komme derhen. Vi lever jo ikke i en verden, hvor man nødvendigvis skal gøre ting manuelt, så jo mere vi kan bruge systemerne, skal vi gøre det i alle henseender, siger hun.

Oslo og Svinesund

Foruden afdelingen i Hirtshals foretager Color Line Cargo fortsat toldklarering i Oslo og hos filialen i den norsk-svenske grænseby Svinesund.

 

- Vi har valgt at holde fast i, at der fortsat skal laves toldklarering i Oslo og Svinesund. Det skyldes, at vi har Oslo-Kiel ruten, som jo også er direkte transport mellem EU og tredjeland. Svinesund-afdelingen giver god mening, for den giver en bredde til produktet i kraft at, at man ikke behøver at sejle med os for at benytte sig af vores told-ydelser, siger Allan Rishøj.

Insourcing i Kiel

I november 2021 insourcede Color Line Cargo sine aktiviteter i Kiel, hvilke tidligere har været håndteret af en agent. Samtidig fik Allan Rishøj også ansvaret for afdelingerne i Kiel og Oslo.

 

Med kontorer i Hirtshals, Oslo, Svinesund og Kiel kan Color Line Cargo levere en ”pakkeløsning” til kunderne. Uanset rute, kan selskabet levere tolddokumenterne.

 

- Det har været et ønske i mange år. Vores filosofi er, at vi skal vækste og udvikle afdelingen i Kiel, på samme måde som vi har gjort det i Hirtshals. Drivkraften er, at vi godt kunne tænke os at lave den samme succeshistorie i Kiel, som vi har præsteret her i Hirtshals. Vi brænder for at få den filosofi igennem med god struktur og gode rutiner, siger Allan Rishøj.

Han fortæller, at tidligere lå hele håndteringen af fragt- og spedition i Kiel hos en tysk agent gennem mere end 60 år, men at det fra 1. november 2021 var en sværere proces end da man flyttede de to norske kontorer til Hirtshals, hvor medarbejderne vidste, hvad de skulle.

 

- I Kiel startede man helt fra nul. Og det har været en større udfordring, end vi havde regnet med, men det har også gjort det spændende. Vi har været udfordret myndigheds- og personalemæssigt, og det har også været utrolig svært at finde medarbejdere i Kiel – især nogen, der har kompetencer inden for området. Først efter syv måneder landede vi vores første tilladelse, så myndighederne i Tyskland kan godt være svære at danse med. Det er en lang proces, og det er begrænset, hvad man kan gøre, siger Allan Rishøj og tilføjer, at der på Kiel-kontoret er beskæftiget ti kolleger.

Line Nordberg Hansen tilføjer:

 

- Vi håber på, at Kiel-afdelingen bliver et produkt af det, vi kan i Hirtshals, og det er jo ambitionen i alle vores afdelinger. Og der er et stykke vej i Tyskland – i hvert fald i forhold til den digitale del. Systemløsningerne er ikke helt så gode, som dem vi har skabt her, for vi har ikke helt samme indflydelse på dem.

Men hvordan sikrer man, at der skabes synergi mellem fire toldkontorer i tre lande?

 

- Vi har en ret klar ledelsesfilosofi og måde, vi ønsker, vi skal arbejde på, og der er Allan og jeg de drivkræfter, der skal få afdelingerne til at løbe i samme retning og have et større samarbejde på kryds og tværs af hinanden. Det gør vi, ved at vi begge er i de forskellige afdelinger ud over at være her. Jeg er cirka kun halvdelen af tiden i Hirtshals. Vi ønsker, at vi skal arbejde ens på alle kontorerne, med de forskelligheder der nu kan være fra land til land og myndigheder til myndigheder. Vi ønsker, at hvis man er kunde hos Color Line, så uanset hvilket kontor man kommer til, er man ikke i tvivl om, at det er Color Line Cargo, man er kommet til. Der er ensartede rutiner på håndteringen af opgaven, et smil på læben og en enkel ting som at vores medarbejdere er i uniform – genkendelighed, siger Line Nordberg Hansen.

Egen toldløsning

Color Line Cargos primære produkt er godstransport på lastbil på færgerne mellem Norge, Danmark og Tyskland. For at supplere godstransportforretningen etablerede virksomheden speditions-benet omkring årtusindskiftet. Med det kom også fortoldningsdelen. I 2003 begyndte etableringen af det nuværende, egenudviklede speditionssystem. Color Line har bygget egen løsning, som er skræddersyet efter virksomhedens behov. Det system har virksomheden stadig, men er udviklet gennem årene.

 

- Det er en klar fordel i forhold til at bruge Toldvæsenets systemer, hvor man er mere fastlåst og ikke har samme adgang til arkivdata og ikke kan indlæse filer, som vi kan i vores eget system. Vi kan modtage og gemme store mængder data i vores eget system, kunderne har færre kontaktpunkter, de skal melde ind ét sted nu, hvilket gør det enkelt og nemt at have med at gøre for kunderne, siger Allan Rishøj, og Line Nordberg Hansen tilføjer:

- Det koster penge at have eget system, så det er jo en opvejning, hvor meget mere man mener, man får ud af det kontra Toldvæsenets system, som i udgangspunktet er gratis. Det afhænger nok blandt andet af mængderne og typen af forretning, siger hun.

 

Hun tilføjer, at hun mener, toldklarering er så vigtig en del af den samlede transportkæde, at det er en fordel for en virksomhed juridisk – og for kunderne – at have eget system.

 

- I transportsektoren glemmer man måske lidt nogle gange, at toldklarering er meget vigtigt – især i forbindelse med krydsning af tredjelandsgrænser. Man kan have en vare af høj værdi og en dyr transport med en høj forsikringspris, men har man ikke styr på toldpapirerne, kommer varen ikke frem. Og det er en udfordring, i forhold til at toldklarering er et produkt, der typisk prissættes ret lavt kontra den risiko, vi løber ved at arbejde med det, fordi man kan komme efter os som virksomhed op til tre år efter, hvis vi har lavet en fejl, siger Line Nordberg Hansen og fortsætter:

- Det er typisk en vare, hvor virksomhederne underbyder hinanden, fordi man på den måde får den toldforretning ind i huset. Det er derfor, vi på et tidspunkt var nødt til at nå den erkendelse, at vi ikke kunne blive ved med at stjæle hinandens kunder ved at underbyde. Vi var nødt til at gøre noget andet også – nemlig at tilbyde en højere kvalitet. Jo mere vi kan sikre os, at vi gør tingene rigtigt første gang ved at bruge kundens data, jo bedre.

Ny toldlovgivning

1. maj 2016 kom der ny toldlovgivning i EU. Den skulle implementeres i løbet af fem år, men er blevet udskudt til at skulle implementeres i løbet af ti år. Hovedfokus med den nye lovgivning er blandt andet, at man selvfølgelig skal arbejde mere ens, og at told-flowet i højere grad skal være præget af digitalisering.

 

Alle 27 EU-lande skal have nye toldsystemer, og i den nye lovgivning ligger også en øget EU-kontrol, hvor man i højere grad vil kontrollere de varer, der kommer til EU fra tredjelande, hvilket stiller større krav til de virksomheder, der har med transport til og fra Norge at gøre.

 

- Transport i lastbil på færge er traditionelt fløjet lidt under radaren. Man har haft mere fokus på flytransport og containertransport, fortæller Line Nordberg Hansen og fortsætter:

- Men det kommer til at ændre sig. Jeg ved ikke, om vi kan forvente mere kontrol, men måske nogle andre processer end i dag. Plus, at dét, at der kommer et nyt system, stiller altid krav til både os, som skal arbejde i dem, men også i forhold til vores ekspeditioner, og lever systemerne op til de behov, som vi har? Vi, som tilbyder transport med lastbil på færge, er lidt specielle i den henseende, og det er ikke nødvendigvis, fordi vi gerne vil være det. Det er bare lidt noget andet, for der kan blive tvivl om det juridiske. Hvis vi transporterer en løstrailer, har vi som rederi ansvaret som fragtfører, men hvis der er en trækker foran, er det chaufføren og speditøren, som er fragtfører, og hvem har så ansvaret for at frembyde varerne hos tolden, eksempelvis? Og der er vi da spændte på, hvad de nye regler stiller af krav til os som rederi, siger hun.

Allan Rishøj tilføjer:

 

- Men også hvad angår hele den produktion, som vi har i dag. Med den nye toldlovgivning kommer der et bredere spektrum af opgaver, og hvad betyder det for vores eget system? Men generelt ser vi positivt og optimistisk på de nye toldregler, for vi ser også et vækstpotentiale i det. I sådan en stor forandringsproces hjælper det at have den størrelse, volumen og styrke, vi har. For det kræver investeringer i systemer for at få de bedste løsninger, siger han.

Coronapandemien

Under coronapandemien sejlede Color Line Cargo mere eller mindre ufortrødent videre med gods, bortset fra et par dage, hvor man afventede myndighedernes udmeldinger. Men fragten har i høj grad fyldt færgerne under coronapandemien, men med en noget lavere indtægt i kraft af de manglende passagerer, siger Allan Rishøj.

 

- Fragt-forretningen udgør en meget lille del af de samlede aktiviteter i Color Line, så den har ikke kunnet opveje for alle de passagerer, der manglede under pandemien. Men fragten blev jo det eneste produkt, man havde, og vi var i tæt dialog med myndighederne om at få lov til at blive ved med at sejle og holde vores fødekæde ind og ud af Norge åben. Det lykkedes delvist, men de store passagerfærger røg ud af drift, siger han og slutter:

- I Cargo føler vi bestemt, at vi har vores berettigelse i Color Line koncernen, og det er også tydeliggjort uden pandemien, at Cargo har fået en meget vigtigere rolle i selskabet, end det nogensinde har haft. Det er ret tydeligt, at vi er blevet en vigtig del af værdikæden i selskabet.

 

(Denne artikel er også bragt i Transport Today nummer 6/2022).

IconIcon

Til abonnenten

 

Indtast dit brugernavn og adgangskode

Kundeservice

Danske Transport Medier APS
Adelgade 85A, 1.
8660 Skanderborg
Tlf: +45 70 250 350
CVR: 19999181

Via mail

 

mail@dtmedier.dk